Die Besprechungsoptionen sind nur für den Organisator verfügbar. Sie werden in der Detailansicht der Besprechung durch Klick auf die Verknüpfung oberhalb der Titelzeile aufgerufen. Je nach Fensterbreite verbirgt sich der Befehl eventuell hinter einem 3-Punkte-Symbol.
Nachdem Sie auf die Verknüpfung geklickt haben, öffnet sich Ihr Standard-Browser (z.B. Microsoft Edge). Falls erforderlich, geben Sie Ihre Zugangsdaten für Ihr Microsoft-Konto ein. Die Besprechungsoptionen werden angezeigt. Hier können Sie nun beispielsweise festlegen,
- wer den Wartebereich umgehen kann (dazu gleich mehr),
- ob angekündigt wird, wenn Personen die Besprechung betreten oder verlassen,
- wer präsentieren darf, das heißt wer als Referent auftreten und beispielsweise Inhalte freigeben kann oder wer Personen aus dem Wartebereich zulassen darf: jeder (Standardeinstellung), Personen in Ihrer Organisation, bestimmte Personen oder nur Sie, oder
- ob die Teilnehmer das Stummschalten aufheben können. Gerade bei Besprechungen mit vielen Teilnehmern kann es nämlich sinnvoll sein, alle Teilnehmer außer dem Moderator stummzuschalten, um Störgeräusche zu vermeiden.
Beim Wartebereich handelt es sich um eine virtuelle Wartehalle, in der Besprechungsteilnehmer erst noch warten müssen, bis Sie zur Besprechung zugelassen werden. In der Standardeinstellung sind dies Personen außerhalb Ihrer Organisation, Sie können aber auch allen oder Personen aus vertrauenswürdigen Organisationen den Zutritt direkt gewähren. Achtung: Sie stellen hier nicht ein, wer warten muss, sondern wer den Wartebereich umgehen und damit direkt an der Besprechung teilnehmen kann.
Die Besprechungsoptionen können auch während einer Besprechung noch angepasst werden: Klicken Sie auf das Steuerelement Weitere Aktionen und wählen Sie Besprechungsoptionen. Nun werden diese als Seitenleiste am rechten Fensterrand angezeigt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.