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Lexikon | Dettmer Verlag

06

Sep
2021

für den Beitrag

von Dettmer Verlag

Datei als Registerkarte anzeigen

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Sie können in Microsoft Teams eine Datei einem Kanal als Registerkarte zufügen, damit sie dort direkt bearbeitet werden kann.

Falls die Datei geöffnet ist, schließen Sie sie.

Zeigen Sie auf den Dateinamen, klicken Sie auf das erscheinende 3-Punkte-Symbol und wählen Sie Dies als Registerkarte erstellen oder Sie markieren die Datei und klicken oben in der Menüleiste auf Dies als Registerkarte erstellen.

Die Datei wird als Registerkarte im Kanal angezeigt und kann dort von allen Teammitgliedern direkt bearbeitet werden. Auch das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere Teammitglieder ist möglich (siehe hier).

Registerkarte umbenennen oder entfernen

Der Name der Registerkarte entspricht dem Programmnamen (z.B. Word), kann aber abgeändert werden: Klicken Sie bei aktiver Registerkarte auf den Pfeil rechts vom Registerkartennamen und wählen Sie im Untermenü den Befehl Umbenennen. Überschreiben Sie den ursprünglichen Namen im folgenden Fenster und schließen Sie die Änderung über die Schaltfläche Speichern ab.

Möchten Sie die Datei dagegen nicht mehr als Registerkarte anzeigen, wählen Sie im Untermenü der Registerkarte den Befehl Entfernen und bestätigen das nachfolgende Fenster durch Klick auf Entfernen. Die Datei bleibt erhalten und ist nach wie vor z.B. in der Registerkarte Dateien vorhanden.

02

Aug
2021

für den Beitrag

von Dettmer Verlag

Datei als Registerkarte anzeigen (Microsoft Teams)

an02, Aug 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Möchten Sie eine bestimmte in Teams gespeicherte Datei als Registerkarte anzeigen, klicken Sie im Fenster Registerkarte zufügen auf das Programm-Symbol, z.B. Word, wählen die Datei durch Mausklick aus und klicken auf Speichern.

Über den Pfeil oberhalb der Dateiliste wandern Sie jeweils eine Stufe nach oben und können auch einen anderen Kanal oder letztendlich ein anderes Team und dann eine dort gespeicherte Datei auswählen.

Die Datei kann nun in dieser neuen Registerkarte bearbeitet werden – auch gleichzeitig von mehreren Teammitgliedern. Da Word als Registerkartenname nicht sehr aussagekräftig ist, können Sie ihn ändern.

In der Registerkarte Beiträge wird automatisch eine Benachrichtigung über das Hinzufügen einer neuen Registerkarte gesendet, es sei denn, Sie haben im obigen Bild das Kontrollkästchen Über diese Registerkarte … deaktiviert (kein Häkchen). Bei den anderen Teammitgliedern wird die Registerkarte zusätzlich als Neu gekennzeichnet.

Alternativer Weg:

Um eine Datei als Registerkarte anzuzeigen, können Sie stattdessen auch den Befehl Dies als Registerkarte erstellen verwenden. Diesen finden Sie

  • in der Registerkarte Dateien des Kanals, in dem die Datei gespeichert ist, im Menü des 3-Punkte-Symbols hinter dem Dateinamen oder bei ausgewählter  Datei in der Menüleiste und
  • in der Registerkarte Beiträge, wenn die Datei dort geteilt wurde, im Menü des 3-Punkte-Symbols  hinter dem Dateinamen.

06

Sep
2021

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von Dettmer Verlag

Datei auschecken (Microsoft Teams)

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Wenn Sie eine Datei auschecken, kann niemand sonst Änderungen an der Datei vornehmen, bis Sie die Datei wieder einchecken (= Sperre aufheben). Nachdem Sie die Änderungen abgeschlossen haben, müssen Sie die Datei entweder einchecken, damit sie Ihren Kolleginnen und Kollegen samt Änderungen zur Verfügung steht, oder das Auschecken verwerfen, wenn Sie die vorgenommenen Änderungen doch nicht speichern möchten. Soll hingegen für mehrere Personen die Möglichkeit bestehen, gleichzeitig eine Datei zu bearbeiten, darf sie nicht ausgecheckt sein. Das Auschecken ist nur bei Dateien möglich, die in SharePoint gespeichert sind, mit anderen Worten, in einem Kanal freigegeben wurden.

  1. Wechseln Sie zum Kanal, in dem die Datei freigegeben wurde und dort zur Registerkarte Dateien.
  2. Zeigen Sie auf den Dateinamen, klicken Sie auf das erscheinende 3-Punkte-Symbol Aktionen anzeigen und im Untermenü auf den Pfeil  hinter Mehr oder zeigen Sie auf den Dateinamen, markieren Sie die Datei und klicken Sie in der Menüleiste auf das 3-Punkte-Symbol.
  3. Wählen Sie die Option Auschecken. In der Dateiliste sehen Sie nun anhand des roten Pfeil-Symbols, dass Sie die Datei ausgecheckt haben. Teammitglieder erkennen dies am Symbol und können die Datei nur schreibgeschützt öffnen.
  4. Öffnen Sie die Datei beispielsweise durch Klick auf den Dateinamen und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  5. Schließen Sie die Datei über die gleichnamige Schaltfläche.

Datei wieder einchecken

Gehen Sie wie in Schritt 1 beschrieben vor und wählen Sie die Option Einchecken. Es ist sinnvoll, im sich öffnenden Fenster die Änderungen anhand eines Kommentars kurz zu erläutern. Klicken Sie abschließend auf Einchecken, um die Datei wieder für alle bearbeitbar zu machen.

06

Sep
2021

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Datei erstellen oder hochladen (Microsoft Teams)

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Möchten Sie neue Dateien oder Ordner erstellen oder auf Ihrem Computer gespeicherte Dateien hochladen, wechseln Sie links unter Cloud-Speicher zu OneDrive. Klicken Sie in der Menüleiste oberhalb der Dateiliste auf Neu und wählen Sie im Untermenü eine Option aus:

  • Ordner
  • Word-Dokument
  • Excel-Arbeitsmappe
  • PowerPoint-Präsentation
  • OneNote-Notizbuch oder
  • Forms für Excel

Zum Hochladen einer Datei, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist, klicken Sie auf Hochladen. Im Fenster Öffnen navigieren Sie zum Speicherort der gewünschten Datei, markieren diese per Mausklick (oder mehrere bei gedrückter Strg-Taste) und klicken auf Öffnen.

Dateien und Ordner können auch per Drag & Drop hochgeladen werden: Ordnen Sie den Datei-Explorer und das Teams-Fenster nebeneinander an, markieren Sie im Explorer die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner und ziehen Sie sie bzw. ihn bei gedrückter linker Maustaste in das Teams-Fenster. Das Element wird dabei lediglich kopiert, so dass es am Speicherort auf Ihrem Computer verbleibt.

Wie Sie Dateien und Ordner in einem Kanal erstellen oder hochladen, wird hier erläutert.

06

Sep
2021

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Datei herunterladen (Microsoft Teams)

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Um auf der Kanal-Registerkarte Dateien eine Datei auf Ihren Computer herunterzuladen,

  • zeigen Sie bei geschlossener Datei auf den Dateinamen, klicken auf das erscheinende 3-Punkte-Symbol und wählen Herunterladen oder Sie markieren die Datei und klicken oben in der Menüleiste auf  Herunterladen.
  • Ist die Datei dagegen in Teams geöffnet, klicken Sie oben in der Registerkarten-Zeile auf die Schaltfläche Weitere Optionen und wählen dort den Befehl Herunterladen.

Die Datei wird heruntergeladen und standardmäßig im Ordner Downloads gespeichert.

06

Sep
2021

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von Dettmer Verlag

Datei im Browser oder in der Desktop-App bearbeiten

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Um eine Microsoft Teams-Datei im Browser und damit in Office Online zu öffnen und zu bearbeiten, gehen Sie wie auf Seite 79 beschrieben vor und wählen die Option Im Browser öffnen. Die Datei wird in Ihrem Standardbrowser (z.B. Microsoft Edge) geöffnet. Eventuell müssen Sie sich noch mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Auch hier werden die Änderungen automatisch gespeichert.

Bei der Bearbeitung in der Desktop-App (Option In der App öffnen) wird die Datei im entsprechenden Desktop-Programm geöffnet und es stehen Ihnen im Menüband die weitreichenderen Möglichkeiten von Microsoft Office zur Verfügung. Die Änderungen werden hier nicht automatisch gespeichert. In der Symbolleiste für den Schnellzugriff wird das Symbol Speichern mit einem grünen Doppelpfeil ergänzt. Daran können Sie erkennen, dass die Datei nach weiterem Bearbeiten und Speichern synchronisiert wird.

In der Kategorie Dateien heißt die Option zum Öffnen der Datei im Desktop-Programm In Desktop-App öffnen.

06

Sep
2021

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von Dettmer Verlag

Datei löschen (Microsoft Teams)

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Möchten Sie in der Kategorie Dateien eine Datei löschen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Sie markieren die Datei, indem Sie auf den Dateinamen zeigen und das erscheinende Kontrollkästchen aktivieren, und klicken dann oben in der Menüleiste auf Löschen. Wird der Befehl nicht angezeigt, öffnen Sie das Untermenü des 3-Punkte-Symbols in der Menüleiste und wählen dort Löschen.
  • Sie zeigen auf den Dateinamen und klicken auf das 3-Punkte-Symbol, das hinter dem Dateinamen erscheint, und wählen den Befehl Löschen.

In beiden Fällen müssen Sie nun noch das Löschen im folgenden Fenster durch Klick auf Ja bestätigen.

Die Datei wird in den Papierkorb der SharePoint-Website verschoben und kann dort 30 Tage lang wiederhergestellt werden: Wechseln Sie zu SharePoint, indem Sie in der Registerkarte Dateien oben in der Menüleiste auf In SharePoint öffnen klicken. Dabei müssen Sie darauf achten, dass keine Datei markiert ist. Wechseln Sie nun in SharePoint über die Navigationsleiste am linken Fensterrand zum Papierkorb, markieren Sie die gewünschte Datei durch Mausklick und klicken Sie oben in der Menüleiste auf Wiederherstellen.

Als Teambesitzer steht Ihnen zusätzlich der so genannte Endgültige Papierkorb zur Verfügung, den Sie über den gleichnamigen Link ganz unten auf der Seite aufrufen. Hier können die Dateien für weitere 63 Tage, also insgesamt 93 Tage wiederhergestellt werden.

06

Sep
2021

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von Dettmer Verlag

Datei öffnen (Microsoft Teams)

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Um eine Datei in der Kategorie Dateien zu öffnen und eventuell zu bearbeiten, klicken Sie ganz rechts auf das 3-Punkte-Symbol Weitere Optionen und wählen aus, ob Sie die Datei in Teams, im Browser (Office Online) oder in der entsprechenden Desktop-App (Word, Excel, PowerPoint etc.) öffnen möchten.

Haben Sie die Datei in Teams geöffnet, gelangen Sie durch Klick auf die Schaltfläche Schließen rechts oben oder den Pfeil in der linken oberen Fensterecke zurück zur Übersicht.

06

Sep
2021

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von Dettmer Verlag

Datei umbenennen (Microsoft Teams)

an06, Sep 2021 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Möchten Sie eine Datei umbenennen, muss diese geschlossen sein. Zeigen Sie auf der Kanal-Registerkarte Dateien auf den Dateinamen und klicken Sie auf das erscheinende 3-Punkte-Symbols oder markieren Sie die Datei und klicken Sie hinter dem Dateinamen oder oben in der Menüleiste auf das 3-Punkte-Symbol. Wählen Sie den Befehl Umbenennen, geben Sie den neuen Dateinamen in das folgende Fenster ein und klicken Sie abschließend auf Speichern.

04

Okt
2014

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von Dettmer Verlag

Datei-Menü (Microsoft Office)

an04, Okt 2014 | für den Beitrag | von Dettmer Verlag

Mit einem Mausklick auf die Registerkarte Datei im Word-Fenster oben links öffnen Sie das Datei-Menü. Es besteht aus mehreren Seiten, die Sie über den linken Navigationsbereich erreichen. Ohne eine Maustaste zu drücken, nur durch Zeigen mit der Maus wird eine Schaltfläche oder ein Befehl markiert und durch einen kurzen Mausklick mit der linken Maustaste ausgeführt.

Das Datei-Menü wird von Microsoft auch Backstage genannt. Der von den Zuschauern nicht einsehbare Bereich hinter einer Bühne wird als Backstage bezeichnet. Und auch Sie schauen hier im Datei-Menü hinter die Kulissen: In dieser Registerkarte werden die erforderlichen Arbeiten mit den Dateien und nicht in den Dateien durchgeführt.

Datei-Menü

Das Word 2013 Datei-Menü mit dem Mauszeiger im Navigationsbereich

Wenn Sie im Navigationsbereich auf einen der Menüpunkte (Befehle) klicken, wird entweder die entsprechende Seite im Datei-Menü angezeigt (z.B. Informationen) oder es wird ein Dialogfeld geöffnet (z.B. Speichern unter).