Das Aussehen (Layout) eines Dokuments ist unter anderem auch vom aktuell eingestellten Drucker und den verwendeten Schriften abhängig. Wenn nun dieses Dokument auf einem anderen Computer geöffnet und/oder ausgedruckt wird, gibt es eventuell Abweichungen vom Ursprungs-Layout.
Um dies zu vermeiden, haben wird die Möglichkeit, die Dokumente layoutgetreu elektronisch weiterzugeben. Am häufigsten wird für diese elektronischen Dokumente der Dateityp PDF verwendet. Sie können beispielsweise direkt in MS-Word 2010/2013 den aktuellen Brief auch als PDF-Datei abspeichern.
PDF steht für Portable Document Format. PDF-Dokumente werden oft im Internet zum Herunterladen bereitgestellt und auch als E-Mail-Anhang (Attachment) verschickt. Auf jedem Computer sollte das kostenlose Lese-Programm Adobe Reader nicht fehlen, und ab Windows 8 ist mit der App Reader erstmals ein Programm zum Lesen dieser PDF-Dokumente direkt integriert.