Klicken Sie in der Kategorie Kalender oben rechts auf die Schaltfläche Neue Besprechung oder im entsprechenden Tag auf die Uhrzeit wie wir das bei der Erstellung eines Termins getan haben.
Legen Sie die Besprechungsdetails fest:
- Titel: Geben Sie Ihrer Besprechung einen aussagekräftigen Namen.
- Teilnehmer: Wie immer werden Ihnen bereits beim Eintippen der ersten Buchstaben mögliche Teammitglieder angezeigt, die Sie per Mausklick auswählen können. Unterhalb des Datums und der Uhrzeit werden nun Zeiten vorgeschlagen, zu denen die eingeladenen Teammitglieder frei sind. Über die Verknüpfung + Optional können Sie weitere nicht zwingend erforderliche Teilnehmer zufügen. In der Registerkarte Terminplanungs-Assistent können Sie sehen, ob die Teilnehmer zur festgelegten Uhrzeit verfügbar sind. Belegte Zeiten werden als bläulichen Balken dargestellt.
- Datum und Uhrzeit: Klicken Sie in die jeweiligen Felder für den Beginn und das Ende der Besprechung und wählen Sie im sich öffnenden Kalender bzw. Listenfeld das Datum und die Uhrzeit aus. Da nur Uhrzeiten in Schritten von 30 Minuten auswählbar sind, tippen Sie andere Zeiten einfach ein.
- Wiederholung (Serientermine): Soll die Besprechung regelmäßig stattfinden, wählen Sie im Listenfeld die passende Option aus. Der Befehl Benutzerdefiniert öffnet das folgende Fenster für eine individuellere Anpassung.
- Kanal für die Besprechung: Soll die Besprechung in einem bestimmten Kanal stattfinden, setzen Sie den Cursor in das Feld Kanal hinzufügen. Es werden Ihnen die verfügbaren Teams und nach Klick auf einen Teamnamen die zugehörigen Kanäle zur Auswahl in einer Liste angeboten. Wählen Sie den Kanal durch Mausklick aus. Nun ist jedes Mitglied dieses Kanals automatisch eingeladen und kann an der Besprechung teilnehmen.
- Ort: Wenn in Ihrem Unternehmen Räume für Besprechungen eingerichtet wurden, können Sie diese hier auswählen und während der Besprechung deren Sound- und Videosysteme nutzen.
- Details: Erläutern Sie falls nötig kurz die Inhalte der Besprechung, damit sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können.
Klicken Sie zum Schluss auf Senden.
Die Besprechung wird erstellt und im entsprechenden Kanal auf der Registerkarte Beträge als Posting angezeigt, sofern bei der Planung ein Kanal ausgewählt wurde. Außerdem wird die Besprechung in der Kategorie Kalender aller Besprechungsteilnehmer angezeigt und sie werden zusätzlich per E-Mail informiert.