Bei OneDrive handelt es sich um den Cloud-Dienst von Microsoft. Eine Cloud ist eine Art „Datenwolke im Internet“, in der Dateien auf einer scheinbaren, also auf einer virtuellen Festplatte gespeichert werden und von überall über das Internet zugänglich sind. Die Programme von Office 2021 / Microsoft 365 (z.B. OneNote) bieten die Möglichkeit, sich bei Office anzumelden. Dadurch können Sie mit Hilfe von OneDrive unabhängig von Ihrem Standort über das Internet und von anderen Geräten auf Ihre Dokumente zugreifen oder das Notizbuch für andere Personen zur gemeinsamen Nutzung freigeben.
Für die Anmeldung bei Office ist entweder ein Microsoft-Konto oder ein Organisations-Konto notwendig. Wenn Sie z.B. Skype, Hotmail oder Xbox LIVE verwenden, verfügen Sie bereits über ein Microsoft-Konto. Sie können sich aber auch während der Anmeldung ein neues Konto erstellen. Die Anmeldedaten für ein Organisationskonto werden Ihnen gegebenenfalls von Ihrem Unternehmen, Ihrer Behörde oder Ihrer Schule zur Nutzung von Microsoft-Diensten zur Verfügung gestellt.
Um nun ein neues Notizbuch in der Cloud zu erstellen, wechseln Sie ins Datei-Menü, klicken auf Neu, wählen OneDrive und klicken auf die Schaltfläche Notizbuch erstellen. OneNote fragt nun, ob Sie das Notizbuch gleich für andere Personen freigeben möchten. Um ein OneNote-Notizbuch mit mehreren Personen gemeinsam zu nutzen, müssen diese Zugriff auf den Speicherort haben (z.B. OneDrive oder SharePoint).
Die Freigabe ist nachträglich jederzeit möglich. Wechseln Sie ins Datei-Menü und klicken Sie auf Freigeben oder klicken Sie oben rechts, unterhalb der Fenster-Schaltflächen, auf die Schaltfläche . Nun können Sie im sich öffnenden Fenster Link senden die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen eingeben, mit denen Sie das Notizbuch teilen möchten. an. Im danebenliegenden Listenfeld legen Sie die Berechtigungsstufe fest, also ob die Personen das Notizbuch bearbeiten oder nur anschauen können.
Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Öffnen des Notizbuchs in ihrem Standardbrowser. Es kann aber auch in der Desktop-App von OneNote angezeigt und damit in diese integriert werden.
Anstatt die Personen einzutragen, für die Sie das Notizbuch freigeben möchten, können Sie auch einen Freigabelink nutzen, den Sie an allen per E-Mail senden. Diese Vorgehensweise ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie diese Personen beispielsweise in Outlook bereits in einer Kontaktgruppe (Verteilerliste) gespeichert haben. Möchten Sie die Freigabe irgendwann beenden, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche und im Fenster Link senden unten neben Geteilt mit auf eines der Symbole mit den Initialen. Auf der Unterseite Zugriff verwalten können Sie den Direktzugriff entfehrnen.
Auf OneDrive gespeicherte Notizbücher sind im Datei-Menü auf der Seite Öffnen zu sehen und können durch Mausklick geöffnet werden. Unterhalb von Aus OneDrive öffnen werden im Bereich Meine Notizbücher Ihre auf OneDrive gespeicherten Notizbücher angezeigt. Notizbücher, die von anderen Personen für Sie freigegebene wurden, finden Sie im Bereich Für mich freigegebene Notizbücher. Unter Von anderen Orten öffnen finden Sie Ihre lokal auf dem Computer gespeicherten Notizbücher.
Wenn Sie ein auf OneDrive gespeichertes Notizbuch gemeinsam bearbeiten und etwas geändert wird, markiert OneNote die Änderungen mit einem farbigen Hintergrund und stellt ein Autorenkürzel daneben. Außerdem werden der Notizbuchname, der Abschnittsname, der die Seite(n) mit den Änderungen enthält, und der Seitenname in Fettschrift dargestellt und mit einem Punkt versehen, um sie als ungelesen zu markieren.
Sie können einen Abschnitt oder eine Seite aber auch manuell als ungelesen markieren indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitts- oder den Seitennamen klicken und wählen den Befehl Als ungelesen markieren wählen.