In der täglichen Arbeit mit der Datenbank möchten Sie oft nur auf Daten zugreifen, die bestimmte Bedingungen erfüllen oder beispielsweise nur für den Datenbankentwurf benötigte Daten nicht ausgeben. Solche Möglichkeiten einer bedingten Datenausgabe werden in Access durch Abfragen realisiert.
Merkmale einer Abfrage:
• Das Ergebnis einer Abfrage bezeichnet man als Dynaset.
• Eine Abfrage ist keine Tabelle, sondern nur ein Zeiger auf eine oder mehrere Ursprungstabellen.
• Änderungen im Dynaset bewirken gleichzeitig Änderungen in der Ursprungstabelle bzw. in den Ursprungstabellen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass zwischen den Tabellen eine 1:1- oder 1:n-Beziehung besteht.
Bei der Bearbeitung von Abfragen stehen Ihnen verschiedene Ansichten zur Verfügung.
Eine Abfrage kann sich auf eine oder mehrere Tabellen beziehen.
Zu unterscheiden sind:
– Auswahlabfragen: Sie ziehen aus der Gesamtmenge der Datenbanktabellen Teilmengen auf der Grundlage von Bedingungen und Berechnungen heraus. Entscheidend dabei ist, dass die Ursprungstabellen nicht verändert werden. Es wird lediglich ein Dynaset erzeugt.
– Aktionsabfragen: Dabei werden Änderungen an den Tabellen durchgeführt oder es werden neue Tabellen geschaffen.
Es sind die folgenden Aktionsabfrage-Arten zu unterscheiden:
• Aktualisierungsabfrage
Sie ändern Datensätze in einer oder mehreren vorhandenen Tabelle(n). Anwendungen für diesen Abfragetyp sind beispielsweise Preisänderungen..
• Löschabfrage
Datensätze, auf die die Bedingungen zutreffen, werden gelöscht.
• Tabellenerstellungsabfrage
Von den ausgewählten Datensätzen wird eine neue Tabelle erstellt.
• Anfügeabfrage
Die selektierten Datensätze werden an eine bereits bestehende Tabelle angefügt.
Sie können eine Abfrage auch mit mehreren Parametern versehen. Tragen Sie dazu einfach in jeder Spalte, die als Auswahlfeld gelten soll, in der Zeile Kriterien einen Parameternamen in eckigen Klammern ein, z.B. wie im vorherigen Beispiel in Form einer Frage. Beim Ausführen der Abfrage werden dann entsprechend viele Dialogfenster zur Eingabe der Parameterwerte eingeblendet.