Das Arbeiten mit Formeln und Funktionen ist ein weiteres wesentliches Leistungsmerkmal von Datenbankprogrammen. Durch die Eingabe von Formeln können Sie mit Ihren Tabellendaten Rechenoperationen (Addition, Subtraktion etc.) durchführen. Weiterhin bietet Access eine Vielzahl von vordefinierten Funktionen an, die Ihnen das Arbeiten mit Formeln erleichtern.
Neben der Datenerfassung ist besonders die Datenauswertung von wesentlicher Bedeutung, da die Anwenderinnen und Anwender sich häufig nur für Teile des Gesamtdatenbestandes interessieren. Für diese Datenauswertung können z.B. Abfragekriterien angegeben werden, so dass nur die Daten angezeigt werden, die diese Kriterien erfüllen. Um eine solche Datenauswertung durchzuführen, ist in Access das Datenbankobjekt Abfragen erforderlich.
Zusätzlich zur Eingabe von Abfragekriterien kann eine Datenauswertung auch durch Berechnungen der vorhandenen Daten durchgeführt werden. Hierzu sind Kenntnisse über Formeln und Funktionen in Access notwendig.
• Formeln können sich aus Datenfeldern, Konstanten, Funktionen, Klammern und Operatoren zusammensetzen.
• Formeln werden grundsätzlich in Steuerelementen beispielsweise in Abfragen und Berichten eingetragen.
Es gibt zwar den neuen Datentyp „Berechnet“, der auch in Tabellen eine Berechnung möglich macht, dies widerspricht aber der Normalisierung und wurde nur aus Kompatibilitätsgründen (SharePoint) eingeführt!
• Funktionen haben immer eine von Access vordefinierte Syntax (Schreibweise), die genau einzuhalten ist.
Für das Erstellen von Formeln sind mathematische Operatoren notwendig, die in
• arithmetische Operatoren
• logische Operatoren und
• Vergleichsoperatoren
eingeteilt sind. Operatoren beschreiben, wie die Operanden miteinander verknüpft werden. Es gibt jedoch auch Operatoren, die nur einen Operanden benötigen (z.B. bei 5%: der Operator % benötigt hier nur den Operanden 5).
Zum Erstellen von Funktionen stellt Ihnen Access ein Hilfsmittel zur Verfügung: den Ausdrucks-Generator. Dieser bietet einen einfachen Zugriff auf die Funktionen, die beim Erstellen von Ausdrücken verfügbar sind. So müssen Sie sich die Komponenten eines Ausdrucks, wie z.B. Funktionsnamen und deren Argumente nicht einprägen, sondern können sie über den Ausdrucks-Generator nachschlagen und einfügen.