Beim Aufbau und Verwalten eines Datenbanksystems sind wichtige Grundsätze einzuhalten:
Datenstrukturierung: Die gesamten Daten sollten einen übersichtlichen inneren Aufbau haben, so dass eine Anwenderin oder ein Anwender sich auf bestimmte Daten oder Datengruppen beziehen kann.
Datentrennung: Durch das Trennen der Daten bzw. der Datenorganisation vom jeweiligen Anwendungsprogramm ist ein unabhängiges Arbeiten möglich. Es können mehrere Anwendungen auf die gleichen Daten zugreifen.
Keine Redundanz: Datenredundanz entsteht immer dann, wenn gleiche Informationen in mehreren Datensätzen gespeichert werden. Zu verhindern ist dies durch eine durchdachte Strukturierung der Daten.
Datenkonsistenz: Werden in einer Datenbank gleiche Informationen in mehreren Datensätzen gespeichert, so muss gewährleistet sein, dass eine Datenänderung in einem Datensatz ebenso in den anderen Datensätzen vorgenommen wird.
Datenschutz: Der Schutz bezieht sich hier auf den Missbrauch der Daten durch Unberechtigte. Personenbezogene Daten sind durch Gesetze und Betriebsvereinbarungen geschützt. Es sollte z.B. in einem Unternehmen nicht möglich sein, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Personaldaten hat. Um dies zu verhindern, werden für diese Daten Zugangsbbeschränkungen (z.B. Passwortschutz) eingerichtet.
Datensicherheit: Es muss die permanente Verfügbarkeit der Daten gesichert sein. Gefährdet ist die Sicherheit z.B. durch Programmfehler, Hardwareausfall oder Bedienerfehler.