Während früher das Erfassen, Rechnen und Zählen von und mit Daten wichtig war, steht heute die permanente Datenspeicherung vorhandener Informationen im Vordergrund. Diese Daten (z.B. Personaldaten, Lieferantendaten, Kundendaten, Artikeldaten) stehen in einem Unternehmen meist auf Datenträgern (Festplatte, Netzlaufwerk, CD/DVD) oder irgendwo in der Welt in der so genannten Cloud (Datenwolke auf einem Internetserver) zur Verfügung. Unterschiedliche Benutzer greifen auf sie zu und werten sie aus.
Die Verwaltung dieser Daten übernimmt ein Datenbankentwicklungssystem (auch Datenbankmanagementsystem (DBMS)) wie z.B. Access. Da die verschiedenen Tabellen einer Datenbank häufig in Beziehung zueinander stehen, bezeichnet man Access auch als relationales Datenbankentwicklungssystem.
Access stellt zwei Grundfunktionen zur Verfügung:
– Funktion zur Datenstrukturierung: Der Datenbestand hat einen überschaubaren Aufbau.
– Funktion zur Datenrepräsentation: Die Daten werden in Listen, Formularen oder Berichten ausgegeben.
In den Unternehmen und Behörden und in anderen Institutionen werden Datenbanken sehr vielfältig eingesetzt. Damit wird auch das gleichzeitige Bearbeiten und Auswerten großer Datenbestände ermöglicht.
Bei der Arbeit mit größeren Datenmengen ist es wichtig, dass die eigentlichen Daten, also die Inhalte (engl. Contents) getrennt sind von der Darstellung dieser Informationen, also vom Design. Dies ist beispielsweise bei den statischen Webseiten nicht der Fall. Bei einer statischen HTMund Formatierung in einem Dokument gespeichert.
Dagegen wird eine dynamische Webseite erst dann erstellt, wenn die Seite aufgerufen wird. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn die Webseite sehr aktuelle Informationen enthalten (z.B. aktuelle Nachrichten) oder auf Eingaben des Benutzers reagieren soll (z.B. Suchmaschine). In der HTML-Datei ist nur das Design der Webseite enthalten. Die erforderlichen Daten sind meistens in einer Datenbank gespeichert. Wie bei einem Baukastensystem werden dann bei Bedarf die Informationen ausgegeben. Häufig wird diese Informationsverarbeitung von den Fachleuten auch als Content Management System (CMS) bezeichnet. Ins Deutsche übersetzt handelt es sich also um ein Inhaltsverwaltungssystem.
Eine Erweiterung des CMS ist das Web Content Management System (WCMS): Mithilfe webbasierter Systeme und Datenbanken wird Autoren eine gemeinschaftliche Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Informationen ermöglicht.
In Wirtschaftsunternehmen werden Datenbanken auch zur Pflege und zum Aufbau von Kundenbeziehungen eingesetzt. Dieses Kundenbeziehungsmanagement wird im Englischen als Customer Relationship Management (CRM) bezeichnet. Im Mittelpunkt steht hier das datenbankbasierte Marketing (Database Marketing), bei dem mit Hilfe detaillierter Kundeninformationen eine zielgruppenorientierte Marktbearbeitung betrieben wird.
Bei der Unternehmensressourcenplanung (Enterprise Resource Planning (ERP)) werden mit Hilfe von Datenbanken die betriebswirtschaftlichen Prozesse (z.B. Produktion, Logistik, Finanzen, Personal) geplant, gesteuert und kontrolliert. Ziel ist der optimale Ressourceneinsatz.