Nützliche Tipps für die alltäglichen Präsentationssituationen:
- Definieren Sie Ihr Thema genau und schreiben Sie auf, was Sie erreichen wollen oder welche Aussagen bei Ihren Zuhörern ankommen sollen.
- Welche Vorkenntnisse bringen die Zuhörer über Ihr Thema mit? Daraus resultiert, wie weit Sie ausholen müssen und welcher Sprache Sie sich bedienen. Einem Laienpublikum müssen Sie Fachausdrücke häufiger erklären, Fachleute langweilen Sie damit. Bei einem gemischten Publikum müssen Sie ein ausgewogenes Mittel finden: Den Fachausdruck kurz für die Laien erklären, dann in der Fachsprache weiterreden.
- Sammeln Sie vorab jede Information und legen Sie im Datei-Explorer einen Ordner für die Präsentation an, genauso wie Sie alle Papierinformationen in einem Ordner sammeln.
- Bestimmung Sie das Vortrags-Medium: z.B. Beamer, Overhead-Folie, Handout. Davon hängen Farbgestaltung und Schriftgrößen ab.
- Machen Sie sich evtl. die Mühe, ein Vortragsskript zu schreiben und es zu verteilen.
- Organisieren Sie die Einladungen, halten Sie sich an die vorgegebenen Zeiten und Themen.
- Informieren Sie sich, wer Ihre Ansprechpartner vor Ort sind, die ggf. für Stift, Blöcke, Flipcharts oder Getränke sorgen oder an die Sie sich bei technischen Pannen wenden können.
- Bereiten Sie die Anfahrt vor und vergewissern Sie sich, dass Sie Anschrift, Stockwerk und Raumnummer dabeihaben.
- Überprüfen Sie die Raumausstattung (Technik, PC, Laptop, Beamer, Overhead-Projektor, Steckdosen, Kabeltrommel, Flipchart etc.).
Testen
Wenn Ihre Präsentation fertig ist, geht das Testen und Checken los. Das Wichtigste sind Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik:
- Lassen Sie die Rechtschreibprüfung über Ihre Präsentation laufen.
- Prüfen Sie Grammatik und Satzzeichen.
- Überprüfen Sie Schriften oder die Logoschriftart der Firma und die Verknüpfung oder Einbettung von Objekten.
- Kontrollieren Sie, ob PowerPoint und in welcher Version vor Ort installiert ist oder ob Sie den Viewer benötigen. Speichern Sie sicherheitshalber Ihre Präsentation auf CD/USB-Stick mitsamt Viewer.
- Falls Sie den eigenen Laptop mitnehmen, kontrollieren Sie, dass die erforderlichen Schriften installiert und alle verknüpften Objekte gespeichert sind.
- Nehmen Sie alle Kabel für Strom und Beameranschluss mit, sowie die Maus und Batterien für die Fernbedienung.
Ausdrucke
Bereiten Sie die Unterlagen vor, die Sie als Dozent benötigen, z.B.:
- eine Übersicht mit den Foliennummern
- eine ausgedruckte Gliederung
- Notizenseiten
- Ausdruck von wichtigen Textpassagen in einer auffälligen Farbe
- Zeit-Merkzettel
- Sonstige Informationen, wie Anschriften, Telefonnummern, Einladung, Teilnehmerlisten, Namensschilder.
Vortrag/Vortragsbeginn
- Ein guter Vortrag lebt in erster Linie vom Inhalt. Je gründlicher Sie vorbereitet sind, desto besser wird Ihr Vortrag beim Publikum ankommen.
- Seien Sie früh genug vor Ort. Abhängig von der Art der Veranstaltung kann das ein oder zwei Stunden vorher sein. Erkundigen Sie sich, ob der Raum bereits zur Verfügung steht. Machen Sie sich mit dem Raum vertraut (Licht, Schalter für Jalousie/Rollo, Garderobe, Getränke, Toiletten, Heizung) und schließen Sie die Geräte an.
- Gehen Sie an das Raumende und kontrollieren Sie die Sichtverhältnisse.
- Bereiten Sie den Raum vor: Flipchart, Stifte, Namensschilder, Unterlagen für die Teilnehmer.
- Starten Sie die Präsentation und schalten Sie den Beamer an.
- Legen Sie sich Ihre Unterlagen zurecht.
- Jetzt sollten Sie bereit sein, um Ihre Zuhörer begrüßen zu können. Sprechen Sie die Ankommenden an und bestätigen Sie, dass sie im richtigen Raum gelandet sind.
- Kramen Sie nicht mehr in den Unterlagen. Schauen Sie auf, lächeln Sie jeden an, begrüßen Sie sie, helfen Sie bei Platzwahl und Garderobe.
- Wenn alle Zuhörer da sind, begrüßen Sie sie noch einmal kurz und stellen Sie sich vor: Nennen Sie Ihren Namen und das Thema des Vortrages.
- Fragen Sie, ob alle Zuhörer Sie verstehen und sehen können, fragen Sie, ob das Licht angenehm ist.
- Sagen Sie die Pausenzeiten und -längen an.
- Verweisen Sie auf Unterlagen, Handouts etc.
- Falls nötig, stellen sich die Teilnehmer vor.
- Stellen Sie die Themen vor, fassen Sie nach jedem Thema kurz zusammen und leiten Sie zum nächsten Thema über.
- Beantworten Sie Fragen entweder während des Vortrags, in den Pausen oder am Ende, bieten Sie eventuell einen Blog und/oder einen E-Mail-Kontakt an.
- Halten Sie sich an die Zeitvorgaben.
- Reden Sie laut, deutlich und langsam.
- Stehen Sie möglichst frei vor oder neben dem Tisch, stehen Sie gerade, stehen Sie neben der Präsentationsfläche, nicht davor.
- Halten Sie Blickkontakt mit dem Publikum.
- Legen Sie die Pausen verbindlich fest.
Vortragsende und Verabschiedung
- Fassen Sie kurz zusammen und weisen Sie noch einmal auf das Wichtigste hin.
- Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und wünschen Sie eine gute Heimreise.
- Zeigen Sie evtl. eine Schlussfolie, die so lange stehen bleibt, bis die Teilnehmer aufbrechen.
- Räumen Sie nicht auf, während die Teilnehmer den Raum verlassen.
- Stellen Sie den Beamer auf Standby, lassen Sie ihn abkühlen.
- Schalten Sie alle anderen Geräte aus, räumen Sie auf – erst dann den Beamer abschalten.