Als Organisatorin oder Organisator der Besprechung können Sie die Teilnehmer in verschiedene virtuelle Räume aufteilen, damit diese beispielsweise in Arbeitsgruppen unterschiedliche Themen behandeln.
- Klicken Sie in der Steuerelement-Leiste auf das Symbol
. Das Fenster Gruppenräume erstellen wird geöffnet. - Legen Sie über das Listenfeld fest, wie viele Räume Sie benötigen. Sie können bis zu 50 virtuelle Räume erstellen.
- Wählen Sie nun aus, ob Teams die Teilnehmer den Räumen zuweisen soll (Option Automatisch) oder ob Sie dies selbst vornehmen möchten (Option Manuell). Wir haben uns für eine manuelle Zuweisung entschieden.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Räume erstellen. Die Gruppenräume werden in einer Seitenleiste am rechten Fensterrand angezeigt.
- Wenn Sie möchten, können Sie den Räumen noch aussagekräftigere Namen geben: Zeigen Sie auf den betreffenden Raum, klicken Sie auf das erscheinende 3-Punkte-Symbol und wählen Sie Raum umbenennen.
- Klicken Sie nun auf das 3-Punkte-Symbol rechts vom Seitenleisten-Titel Gruppenräume, wählen Sie Einstellungen für die Räume und legen Sie über den entsprechenden Schieberegler fest, ob es den Teilnehmern möglich sein soll, selbst zur Hauptbesprechung zurückzukehren, oder ob Sie das übernehmen möchten, indem Sie die Räume schließen.
- Da wir die Option Manuell gewählt haben, müssen wir nun die Teilnehmer den Räumen zuweisen. Klicken Sie dazu auf Teilnehmer zuweisen und wählen Sie über die Kontrollkästchen die Personen aus, die dem ersten Raum zugewiesen werden sollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen und wählen Sie im Untermenü den gewünschten Raum aus.
- Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, um die restlichen Teilnehmer einem Raum zuzuordnen. Sie als Organisator(in) können jeden Raum betreten (siehe unten) und werden deshalb keinem zugordnet.
- Noch sind alle Teilnehmer in der Hauptbesprechung. Um die Teilnehmer in die Räume zu verschieben, müssen Sie diese öffnen: Klicken Sie auf Räume starten, um alle Räume zu öffnen, oder zeigen Sie auf die einzelnen Räume, klicken Sie jeweils auf das erscheinende 3-Punkte-Symbol und wählen Sie Raum öffnen.
- Die Teilnehmer werden über eine Infoleiste am oberen Fensterrand benachrichtigt, dass Sie in einen Gruppenraum verschoben werden.
Räume betreten
Sie als Organisator(in) des Meetings befinden sich nun alleine in der Hauptbesprechung.
Wie bereits erwähnt, können Sie alle Räume betreten und an der dortigen Besprechung teilnehmen: Zeigen Sie auf den entsprechenden Raum, so dass das 3-Punkte-Symbol erscheint, und wählen Sie Raum betreten. Der Raum wird in einem neuen Besprechungsfenster geöffnet.
Um den Raum zu verlassen, klicken Sie dort oben rechts auf die Schaltfläche Verlassen. Klicken Sie nun noch im Fenster der Hauptbesprechung auf Fortsetzen.
Eine Ankündigung machen
Über die Funktion Eine Ankündigung machen können Sie eine Textnachricht verfassen, die in allen Räumen als Banner angezeigt wird:
- Klicken Sie in der Seitenleiste Gruppenräume oben rechts auf das 3-Punkte-Symbol und wählen Sie die Option Eine Ankündigung machen.
- Geben Sie im sich öffnenden Fenster Ihren Text ein und klicken Sie auf Senden.
- Die Ankündigung wird den Teilnehmern nun als Banner am rechten unteren Bildschirmrand und im Chatbereich als wichtige Nachricht angezeigt.
Räume schließen
Wenn Sie die Räume schließen, werden die Teilnehmer/-innen automatisch zurück in die Hauptbesprechung verschoben. Um alle Räume auf einmal zu schließen, klicken Sie in der Seitenleiste Gruppenräume auf die Schaltfläche Räume schließen. Möchten Sie nur einzelne Räume schließen, zeigen sie jeweils auf die entsprechenden Räume, klicken auf das erscheinende 3-Punkte-Symbol und wählen den Befehl Raum schließen.