Zum Analysieren von Daten ist entweder eine tabellarische Aufbereitung der Daten oder ein Diagramm gut geeignet. Mit Kreuztabellen oder PivotTabellen (PivotTable) stellen Sie ausgewählte Daten in tabellarischer Form und mit PivotChart stellen Sie sie als Diagramm dar.
-Kreuztabellen:
In der Datenblattansicht sehen herkömmliche Abfragen wie normale Tabellen aus: Feldnamen dienen als Spaltenüberschriften und jeder Datensatz nimmt eine Zeile ein. Kreuztabellenabfragen hingegen gruppieren Daten nach zwei unterschiedlichen Kriterien und verwenden diese als Spalten- und Zeilenüberschriften z.B. die Felder Firma und ArtName mit den Werten Damenhose, Damenschuhe und Sweatshirt der Abfrage Umsatzliste. Indem eine der Gruppierungen von den Zeilen links in die Spalten nach oben verlagert wird, kreuzen Sie links eine oder mehrere Gruppierungen mit einer Gruppierung oben. An deren Schnittpunkt finden Sie die berechneten Werte. Neben der Gruppierung und Sortierung von Daten dienen Kreuztabellen zur Anwendung von Funktionen, wie z.B. der Berechnung von Summen oder Durchschnittswerten.
– PivotTabellen in Excel:
Der Begriff Pivot stammt ursprünglich aus dem Französischen, wird aber auch inzwischen in der englischen Fachsprache verwendet und bedeutet Dreh- und Angelpunkt.
Pivot-Tabellen können nicht mehr in Access, sondern nur in Excel erstellt werden. Es sind interaktive Tabellen, mit denen Sie auf schnelle Art und Weise umfangreiche Datenmengen zusammenfassen. Mit Pivot-Tabellen besteht die Möglichkeit, Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten und zu betrachten. Dadurch haben Sie ein Werkzeug zu einer komfortablen Analysemöglichkeit und vielseitigen Auswertung. Durch schlichtes Umsetzen von Datenmaterial können Sie Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel betrachten. Sie sind in der Darstellung den Kreuztabellen sehr ähnlich. Zusätzlich sehen Sie aber noch die Gesamtergebnisse jeder Spalte, außerdem können die Detaildaten ausgeblendet werden. Beim Aufbau einer Pivot-Tabelle stehen Ihnen die Excel Pivot-Tabellen-Werkzeuge hilfreich zur Seite.
– PowerPivot und PowerView:
Mit den hier vorgestellten Pivot-Tabellen-Werkzeugen können Sie bis zu maximal eine Million Datensätze verarbeiten. Für noch größere Datenmengen bietet Microsoft ein kostenfreies Add-In mit dem Namen Microsoft Power Pivot for Excel an (Excel-Optionen, Seite Add-Ins). Damit können bis zu 100 Millionen Datensätze aus unterschiedlichen Datenquellen analysiert werden, z.B. Datensätze aus Access, SQL etc. Und das Add-in PowerView erlaubt die unterschiedlichsten Visualisierungen Ihrer Daten. Diese Add-Ins stehen allerdings nicht in allen Excel-Versionen zur Verfügung.