Access 21: Vorüberlegungen für eine neue Tabelle

Sowohl bei Papier-Karteikarten als auch bei Computer-Tabellen bedeutet eine nachträgliche Änderung der Karteikarten bzw. Tabellenstrukturen eventuell einen erheblichen Aufwand. Manchmal muss bei einer Änderung auch der ganze bestehende Informationsbestand angepasst werden. Sie sollten sich gut überlegen, wie die Struktur einer neuen Tabelle aussehen soll. Nehmen Sie sich dafür Zeit. Es zahlt sich mehrfach wieder aus.
Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
• Welche Informationseinheiten brauche ich?
Machen Sie sich eine Liste mit allen Informationen, die Sie in der Datenbank ablegen wollen. Sie können in diesem Schritt durchaus schon Feldnamen zuordnen. Denken Sie dabei ruhig an den Karteikasten mit dem vorgedruckten Formular. Bei einem Adressverzeichnis könnten die Informationseinheiten z.B. Name, Vorname, Anrede, Titel, Straße, Postleitzahl (PLZ), Ort, Telefonnummer und Land heißen.
• Auf welche Datenfelder will ich später zugreifen?
Markieren Sie auf der Liste alle Informationseinheiten, nach denen Sie später einmal suchen oder über die Sie Auswertungen anfertigen wollen. Bei dem gewählten Beispiel dürften Name, PLZ und Ort interessante Felder für eine Suche sein.
• Nach welchen Kriterien sollen die Informationen sortiert werden?
Prüfen Sie, nach welchen Feldern Sie Ihre Tabelle später sortieren wollen. Sortieren könnten Sie ein Adressbuch ebenfalls nach Name, PLZ, Ort und Land.
• Von welchem Typ sind die jeweiligen Informationen?
Ordnen Sie jedem Feld einen Felddatentyp zu (Text, Zahl usw.) Beispielsweise ist es in einem Adressbuch sicher richtig, zunächst allen Feldern den Typ Text zuzuordnen.
Wenn Sie auf den Nachnamen zugreifen wollen, ist es sinnvoll, für Vor- und Nachnamen zwei getrennte Datenfelder vorzusehen. Dagegen kann der Straßenname mit der Hausnummer in einem Feld abgespeichert werden. Postleitzahl und Ort sollten wiederum in getrennten Feldern gespeichert werden.
Legen Sie in Zweifelsfällen die Informationen in getrennten Datenfeldern ab! Eine Datenbank kann später aber auch geändert werden. Allerdings ist es manchmal sehr mühsam, dann die Informationen richtig in die jeweiligen Felder einzuordnen oder sie aus anderen Feldern zu isolieren.