Ein Datenbankentwurf ist immer dann sinnvoll, wenn die Daten aus unterschiedlichen Bereichen stammen und doch in Beziehung zueinander stehen. Dabei ist auch ein Ziel, die Fehler so früh wie möglich zu minimieren, da bei jedem nachfolgenden Schritt im Datenbankentwurf meistens höhere Kosten anfallen, um einen Fehler zu beheben! Beim Erstellen einer neuen Datenbank können Sie auch auf Muster-Datenbanken zurückgreifen.
Der Entwurf einer Datenbank erfordert verschiedene Schritte:
Informationsbedarfsanalyse: Die Anforderungen an das zu realisierende System erheben. Enger Bezug zur realen Welt, statt zum Computer. Die später zu entwerfenden Datenstrukturen spielen noch keine Rolle: formale Beschreibung der Daten.
Logischer Entwurf: logische Strukturen auf dem Papier. Das Ergebnis kann später im Fenster Beziehungen betrachtet werden.
Physischer Entwurf: Implementierung der Hardware, des Betriebssystems und der Software, Erstellung der Datenbank und Eingabe der Daten. Danach schließt sich die Nutzungsphase an.
Nutzungsphase: Die Anwender arbeiten mit der Datenbank, um die erforderlichen Informationen zu bekommen. Darüber hinaus sind laufend die Daten zu pflegen und zu sichern und es müssen Hard- und Software gewartet werden.