Inhaltsverzeichnis Online-Zusammenarbeit mit Microsoft 365
1 Die Grundlagen
1.1 Die Vernetzung von Computern
1.2 Netzwerk-Administration
1.3 Internet, World Wide Web, Intranet, Extranet
1.4 Die elektronische Post (E-Mail)
1.5 Künstliche Intelligenz – Copilot für Microsoft 365
2 Cloud-Computing
2.1 Tools und Dienste für die Online-Zusammenarbeit
2.2 In der Cloud speichern, Beispiel OneDrive
2.3 Zusammenarbeit über die Cloud
2.4 Microsoft Office Online
3 Microsoft 365-Apps
4 Microsoft 365-Gruppen
4.1 Eine Gruppe in Outlook erstellen
4.2 Eine Gruppe bearbeiten
4.3 Auf gemeinsamen Ressourcen zugreifen
4.4 Einer Gruppe beitreten oder eine Gruppe löschen
5 Zusammenarbeit mit dem SharePoint Server
5.1 SharePoint aufrufen
5.2 Dokumente bearbeiten, die nicht gesperrt sind
5.3 Auschecken und Einchecken einer Datei
5.4 Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
5.5 Aufgabenbereich Verlauf
5.6 Upload – Dokumente auf den SharePoint-Server hochladen
5.7 Download – Dokumente vom SharePoint-Server herunterladen
5.8 Dateien synchronisieren
5.9 Übungen
6.1 Bei Microsoft Teams anmelden
6.2 Anwesenheitsstatus
6.3 Chatfunktion
6.4 Audioanruf
6.5 Videoanruf
6.6 Die Teams
6.7 Die Kanäle
6.8 Kalender
6.9 Besprechungen abhalten
6.10 Die Kategorie Anrufe
6.11 Dateien
6.12 Aktivität
6.13 Weitere Apps anzeigen
6.14 Freigabe
6.15 Abmelden, schließen oder beenden
6.16 Einstellungen
6.17 Gefahren von VoIP (Voice over IP) und IM (Instant Messaging)
7 Copilot in Microsoft Teams
7.1 Copilot in der Kategorie Chat
7.2 Copilot bei Besprechungen und Anrufen
7.3 Copilot in den Kanälen der Kategorie Teams
7.4 Übung
7.5 Beispielfragen und Eingabeaufforderungen für Teams
8 Outlook-Verbindung mit Exchange
8.1 Stellvertretungen
8.2 Kalender freigeben
8.3 Besprechungen
8.4 Automatisches Beantworten von E-Mail-Nachrichten
8.5 Exchange und Adressbücher
8.6 Umfragen mit Abstimmungsschaltflächen erstellen
8.7 Webversion von Outlook
9 Forms
9.1 Eine Umfrage erstellen
9.2 Fragetypen
9.3 Umfrage bearbeiten
9.4 Umfrageergebnis überprüfen
9.5 Formulare in Sammlungen ablegen
9.6 Umfragen gemeinsam erstellen
9.7 Bestehende Umfrage in Microsoft Teams einbinden
10 Copilot in Forms
10.1 Eine neue Umfrage erstellen
10.2 Bestehende Inhalte verbessern
10.3 Gängige Vorgehensweisen vorschlagen
10.4 Übung
10.5 Beispielfragen und Eingabeaufforderungen für Forms
11.1 Einen Plan erstellen
11.2 Aufgaben erstellen
11.3 Dem Plan Mitglieder zufügen
11.4 Eine Aufgabe bearbeiten
11.5 Die verschiedenen Ansichten eines Plans
11.6 Pläne über Teams erstellen
12 Whiteboard
12.1 Freihandmodus
12.2 Objekte einfügen
12.3 Hintergrund formatieren
12.4 Handschriftliche Zeichnungen in Grafiken umwandeln
12.5 Gleichzeitiges Bearbeiten
12.6 Whiteboard benennen, umbenennen oder löschen
13 Copilot in Whiteboard
13.1 Inhalte generieren
13.2 Notizen kategorisieren
13.3 Inhalt zusammenfassen
13.4 Übung
13.5 Beispielfragen und Eingabeaufforderungen für Whiteboard
14 Loop
14.1 Einen neuen Arbeitsbereich erstellen
14.2 Inhalt zufügen
14.3 Elemente formatieren
14.4 Text in Listen umwandeln und umgekehrt
14.5 Elemente in Loop-Komponenten umwandeln und teilen
14.6 Loop-Komponenten teilen
14.7 Blöcke verschieben
14.8 Neue Seiten erstellen
14.9 Seiten verschieben und sortieren
14.10 Arbeitsbereich wechseln
14.11 Elemente löschen
15 Copilot in Loop
15.1 Inhalt erstellen
15.2 Vorhandene Seite wiederverwenden oder Vorlage verwenden
15.3 Übung
15.4 Beispielfragen und Eingabeaufforderungen für Loop
16 Datenschutz und Datensicherheit
16.1 Datensicherheit
16.2 Verschlüsselung, digitale Signatur, Zertifikat, ID
16.3 Identitätsdiebstahl
16.4 Viren und andere Schadprogramme
17 Anhang mit weiteren Beispielfragen
17.1 Weitere Beispielfragen für Teams
17.2 Weitere Beispielfragen für Forms
17.3 Weitere Beispielfragen für Whiteboard
17.4 Weitere Beispielfragen für Loop
18 Stichwortverzeichnis
Auszug aus der Schulungsunterlage
Auszug aus der Schulungsunterlage Online-Zusammenarbeit mit Microsoft 365
Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein übersichtliches Werkzeug zum Verwalten von Aufgaben, die innerhalb eines Teams anfallen, und diese App ist direkt mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden. Die Aufgaben können Personen zugewiesen, terminiert, organisiert und durch Dateien ergänzt werden. Die Zuweisung ist nicht auf Gruppenmitglieder beschränkt, allerdings werden die Personen im Zuge der Zuordnung in die Gruppe aufgenommen und können fortan auf alle Gruppenressourcen zugreifen.
Für jedes Thema oder Projekt wird ein Plan erstellt, zu dem Mitglieder hinzugefügt werden können. Die anfallenden Aufgaben werden innerhalb des Plans in so genannten Buckets (englisch für Eimer) abgelegt und lassen sich so gruppieren.
Planner steht nicht in allen Microsoft 365-Abonnements zur Verfügung.
Öffnen Sie Planner über die Microsoft 365-Startseite in Ihrem Internet Browser (z.B. Microsoft Edge) wie es auf Seite 26 beschrieben ist. Die Startseite, der so genannte Planner-Hub, zeigt alle Ihre Pläne an.
Unter Bevorzugte Pläne werden alle Pläne aufgelistet, die Sie als Favorit gekennzeichnet haben (siehe Seite 122). Alle anderen Pläne befinden sich entweder unter Zuletzt verwendete Pläne oder Alle Pläne.
Einen Plan erstellen
Stellen Sie sich vor, Sie sind für die Planung und Buchung eines 2-tägigen Betriebsausflugs nach Hamburg verantwortlich. Hierfür erstellen wir nun einen Plan mit den anfallenden Aufgaben.
Da jeder Plan mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist, müssen wir ihn entweder einer bestehenden Gruppe zuordnen oder bei der Plan-Erstellung eine neue Gruppe anlegen. Wir haben uns dazu entschieden, eine neue Gruppe anzulegen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf + Neuer Plan.
Geben Sie im Fenster Neuer Plan einen Namen ein. Da automatisch eine neue Microsoft 365-Gruppe mit dem gleichen Namen erstellt, aber nicht geprüft wird, ob bereits eine Gruppe mit demselben Namen vorhanden ist, achten Sie darauf, dass der Name aussagekräftig und eindeutig ist.
Würden wir den Plan einer bestehenden Gruppe zuordnen, müssten wir hier auf den Link Zu einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe hinzufügen klicken und die Gruppe im folgenden Fenster auswählen:
Behalten Sie die Option Privat bei und klicken Sie auf Plan erstellen.
Der Startbildschirm des Plans mit dem Register Board, auch Bucketboard genannt, wird angezeigt:
Pläne lassen sich nicht nur in Planner, sondern auch über Microsoft Teams erstellen. Die Vorgehensweise wird auf Seite 131 erläutert.
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Mit der App Microsoft Teams organisieren sich Mitglieder einer Arbeitsgruppe. Die Schulungsunterlagen aus dem Dettmer-Verlag für diese Anwendung zeigen, dass die Zusammenarbeit per Chat oder Audio- und Videoanruf einfach und zugleich sicher läuft. Wie werden Gruppen in MS-Teams eingerichtet, wo sind Dateien zugänglich und welche Aktivitäten sind abrufbar? Die pädagogisch aufgebauten Lernabschnitte sind mit leicht nachvollziehbaren Beispielen aus der Praxis verknüpft.
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