Inhaltsverzeichnis Online-Zusammenarbeit mit Microsoft 365
1 Vorbemerkung
2 Die Grundlagen
2.1 Die Vernetzung von Computern
2.2 Netzwerk-Administration
2.3 Internet, World Wide Web, Intranet, Extranet
2.4 Die elektronische Post (E-Mail)
2.5 Künstliche Intelligenz – Copilot für Microsoft 365
3 Cloud-Computing
3.1 Tools und Dienste für die Online-Zusammenarbeit
3.2 In der Cloud speichern, Beispiel OneDrive
3.3 Zusammenarbeit über die Cloud
3.4 Microsoft Office Online
4 Microsoft 365-Apps
5 Microsoft 365-Gruppen
5.1 Eine Gruppe in Outlook erstellen
5.2 Eine Gruppe bearbeiten
5.3 Auf gemeinsamen Ressourcen zugreifen
5.4 Einer Gruppe beitreten oder eine Gruppe löschen
6 Zusammenarbeit mit dem SharePoint Server
6.1 SharePoint aufrufen
6.2 Dokumente bearbeiten, die nicht gesperrt sind
6.3 Auschecken und Einchecken einer Datei
6.4 Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
6.5 Aufgabenbereich Verlauf
6.6 Upload – Dokumente auf den SharePoint-Server hochladen
6.7 Download – Dokumente vom SharePoint-Server herunterladen
6.8 Dateien synchronisieren
6.9 Übungen
7.1 Bei Microsoft Teams anmelden
7.2 Anwesenheitsstatus
7.3 Chatfunktion
7.4 Audioanruf
7.5 Videoanruf
7.6 Die Teams
7.7 Die Kanäle
7.8 Kalender
7.9 Besprechungen abhalten
7.10 Die Kategorie Anrufe
7.11 Dateien
7.12 Aktivität
7.13 Weitere Apps anzeigen
7.14 Inhalte freigeben
7.15 Abmelden, schließen oder beenden
7.16 Einstellungen
7.17 Gefahren von VoIP (Voice over IP) und IM (Instant Messaging)
8 Copilot in Microsoft Teams
8.1 Nachricht mit Hilfe von Copilot umschreiben lassen
8.2 Fragen zum Chatverlauf stellen
8.3 Copilot-Chat
8.4 Übung
9 Outlook-Verbindung mit Exchange
9.1 Stellvertretungen
9.2 Kalender freigeben
9.3 Besprechungen
9.4 Automatisches Beantworten von E-Mail-Nachrichten
9.5 Exchange und Adressbücher
9.6 Umfragen mit Abstimmungsschaltflächen erstellen
9.7 Webversion von Outlook
10 Forms
10.1 Eine Umfrage erstellen
10.2 Fragetypen
10.3 Umfrage bearbeiten
10.4 Umfrageergebnis überprüfen
10.5 Formulare in Sammlungen ablegen
10.6 Umfragen gemeinsam erstellen
10.7 Bestehende Umfrage in Microsoft Teams einbinden
11 Copilot in Forms
11.1 Eine neue Umfrage erstellen
11.2 Bestehende Inhalte verbessern
11.3 Gängige Vorgehensweisen vorschlagen
11.4 Übung
11.5 Beispielfragen und Eingabeaufforderungen für Forms
12.1 Einen Plan erstellen
12.2 Dem Plan Mitglieder zufügen
12.3 Aufgaben erstellen
12.4 Eine Aufgabe bearbeiten
12.5 Die verschiedenen Ansichten eines Plans
12.6 Pläne über Teams erstellen
13 Whiteboard
13.1 Freihandmodus
13.2 Objekte einfügen
13.3 Hintergrund formatieren
13.4 Handschriftliche Zeichnungen in Grafiken umwandeln
13.5 Gleichzeitiges Bearbeiten
13.6 Whiteboard benennen, umbenennen oder löschen
14 Copilot in Whiteboard
14.1 Inhalte generieren
14.2 Notizen kategorisieren
14.3 Inhalt zusammenfassen
14.4 Übung
14.5 Beispielfragen und Eingabeaufforderungen für Whiteboard
15 Loop
15.1 Einen neuen Arbeitsbereich erstellen
15.2 Inhalt zufügen
15.3 Elemente formatieren
15.4 Text in Listen umwandeln und umgekehrt
15.5 Elemente in Loop-Komponenten umwandeln und teilen
15.6 Loop-Komponenten teilen
15.7 Blöcke verschieben
15.8 Neue Seiten erstellen
15.9 Seiten verschieben und sortieren
15.10 Arbeitsbereich wechseln
15.11 Elemente löschen
16 Datenschutz und Datensicherheit
16.1 Datensicherheit
16.2 Verschlüsselung, digitale Signatur, Zertifikat, ID
16.3 Identitätsdiebstahl
16.4 Viren und andere Schadprogramme
17 Weitere Beispiel-Eingabeaufforderungen für Copilot
17.1 Weitere Beispiel-Eingabeaufforderungen für Forms
17.2 Weitere Beispiel-Eingabeaufforderungen für Whiteboard
18 Stichwortverzeichnis
Auszug aus der Schulungsunterlage
Auszug aus der Schulungsunterlage Online-Zusammenarbeit mit Microsoft 365
Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein übersichtliches Werkzeug zum Verwalten von Aufgaben, die innerhalb eines Teams anfallen, und diese App ist direkt mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden. Die Aufgaben können Personen zugewiesen, terminiert, organisiert und durch Dateien ergänzt werden. Die Zuweisung ist nicht auf Gruppenmitglieder beschränkt, allerdings werden die Personen im Zuge der Zuordnung in die Gruppe aufgenommen und können fortan auf alle Gruppenressourcen zugreifen.
Für jedes Thema oder Projekt wird ein Plan erstellt, zu dem Mitglieder hinzugefügt werden können. Die anfallenden Aufgaben werden innerhalb des Plans in so genannten Buckets (englisch für Eimer) abgelegt und lassen sich so gruppieren.
Planner steht nicht in allen Microsoft 365-Abonnements zur Verfügung.
Öffnen Sie Planner über die Microsoft 365-Startseite in Ihrem Internet Browser (z.B. Microsoft Edge) wie es auf Seite 26 beschrieben ist. Die Startseite zeigt die Kategorie Meine Aufgaben, mit all Ihren Aufgaben an.
Unter Angeheftet werden alle Pläne aufgelistet, die Sie angeheftet haben (siehe Seite 215). Alle anderen Pläne befinden sich unter Meine Pläne.
Einen Plan erstellen
Stellen Sie sich vor, Sie sind für die Planung und Buchung eines 2-tägigen Betriebsausflugs nach Hamburg verantwortlich. Hierfür erstellen wir nun einen Plan mit den anfallenden Aufgaben.
Da jeder Plan mit einer Microsoft 365-Gruppe verbunden ist, müssen wir ihn entweder einer bestehenden Gruppe zuordnen oder bei der Plan-Erstellung eine neue Gruppe anlegen. Wir haben uns dazu entschieden, eine neue Gruppe anzulegen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste auf + Neuer Plan und wählen Sie im Fenster Neu erstellen die Option Basic, um einen Plan von Grund auf neu zu erstellen. Sie könnten hier aber auch eine Vorlage auswählen.
Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen ein. Da automatisch eine neue Microsoft 365-Gruppe mit dem gleichen Namen erstellt, aber nicht geprüft wird, ob bereits eine Gruppe mit demselben Namen vorhanden ist, achten Sie darauf, dass der Name aussagekräftig und eindeutig ist. Möchten Sie den Plan auch in der Navigationsleiste anheften, aktivieren Sie das Kontrollkästchen wie im folgenden Bild zu sehen.
Würden wir den Plan einer bestehenden Gruppe zuordnen, müssten wir hier auf den Link Zu einer vorhandenen Microsoft 365-Gruppe hinzufügen klicken und die Gruppe im folgenden Fenster auswählen:
Klicken Sie unten auf Erstellen.
Der Startbildschirm des Plans mit dem Register Board, auch Bucketboard genannt, wird angezeigt:
Pläne lassen sich nicht nur in Planner, sondern auch über Microsoft Teams erstellen. Die Vorgehensweise wird auf Seite 131 erläutert.
Die Formatierungen dieses Auszug weichen von der Schulungsunterlage ab.
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Mit der App Microsoft Teams organisieren sich Mitglieder einer Arbeitsgruppe. Die Schulungsunterlagen aus dem Dettmer-Verlag für diese Anwendung zeigen, dass die Zusammenarbeit per Chat oder Audio- und Videoanruf einfach und zugleich sicher läuft. Wie werden Gruppen in MS-Teams eingerichtet, wo sind Dateien zugänglich und welche Aktivitäten sind abrufbar? Die pädagogisch aufgebauten Lernabschnitte sind mit leicht nachvollziehbaren Beispielen aus der Praxis verknüpft.
Firmen und Einrichtungen vertrauen bei sicheren E-Mail- und Kalenderfunktionen auf Exchange und Outlook. Erläutern Sie in Ihrem EDV-Kurs den optimalen Umgang mit Nachrichten, Umfragen und Adressbüchern. SharePoint präsentiert sich dem Anwender als mobiles Intranet. Ihre Schulungsteilnehmer lernen, wie Upload und Download laufen, Inhalte verwaltet und geteilt werden. Was gilt es zu beachten, wenn Teammitglieder Dokumente gleichzeitig bearbeiten?
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