Inhaltsverzeichnis Microsoft Access 2013 Einführung

1 Vorbemerkungen

2 Kurzes Vorwort

3 Datenbank-Einführung

3.1 Das bekannte Prinzip

4 Datenbank-Programm MS-Access 2013

4.1 Access starten
4.2 Der Access-Startbildschirm
4.3 Bei Office anmelden

5 Der Befehlsaufruf

5.1 Das Menüband
5.2 Das Datei-Menü
5.3 Symbole
5.4 Kontextwerkzeuge
5.5 Kontextmenüs
5.6 Tasten (Shortcuts)
5.7 Hilfe
5.8 Wechsel zu anderen Programmen
5.9 Access beenden

6 Eine neue Tabelle anlegen

6.1 Vorüberlegungen für eine neue Tabelle
6.2 Die Datenblatt- und die Entwurfsansicht
6.3 Die Feldnamen
6.4 Die Felddatentypen
6.5 Die Feldeigenschaften
6.6 Die Tabelle Lieferer definieren

7 Eine Tabelle bearbeiten

7.1 Datensätze eingeben
7.2 Die Elemente einer Datenblattansicht
7.3 Bearbeitungs- und Navigationsmodus
7.4 Tabellenanzeige verändern
7.5 Übung

8 Daten editieren

8.1 Tabelle kopieren
8.2 Markierung
8.3 Änderung rückgängig machen
8.4 Einfüge- und Überschreibmodus
8.5 Daten löschen
8.6 Zwischenablagen
8.7 Daten kopieren
8.8 Daten ausschneiden
8.9 Daten einfügen
8.10 Suchen und Ersetzen
8.11 Schriftgestaltung

9 Tabelleninhalt drucken

9.1 Seitenansicht (Druckbild-Vorschau)
9.2 Seite einrichten
9.3 Druckereinrichtung
9.4 Drucken
9.5 Tabelle schließen

10 Tabellenstruktur ändern

10.1 Tabelle kopieren
10.2 Den Tabellenentwurf ändern
10.3 Spalten fixieren
10.4 Übungen
10.5 Ja/Nein Felder bearbeiten
10.6 Langer-Text Feld bearbeiten
10.7 Übung
10.8 Dezimaltrennzeichen, Währung und Datum einstellen

11 Abfragen

11.1 Abfrage-Arten
11.2 Abfrage einrichten
11.3 Aufbau des Abfrage-Fensters
11.4 Felder im Entwurfsbereich hinzufügen
11.5 Das Ergebnis einer Abfrage anzeigen
11.6 Das Dynaset
11.7 Entwurfsbereich verändern
11.8 Speichern, Schließen und Öffnen einer Abfrage
11.9 Übungen

12 Auswahl-Abfragen

12.1 Kriterien bei Text-Feldern
12.2 Filtern mit einem Operator
12.3 Bedingung bei numerischen Feldern
12.4 Die Verwendung von Jokern * ? #
12.5 Übungen
12.6 Filtern nach gleich klingenden Namen

13 Abfrage mit mehreren Bedingungen

13.1 Übungen
13.2 ZWISCHEN Wert1 UND Wert2
13.3 Bedingungen für den Typ Datum/Uhrzeit
13.4 Bedingungen bei Ja/Nein Feldern
13.5 Kriterien für Langer Text-Felder (Memofelder)
13.6 Mit Abfragen rechnen

14 Datensätze ordnen und filtern

14.1 Sortieren.
14.2 Indizieren
14.3 In der Tabelle filtern

15 Aktionsabfragen

15.1 Umsatz verdoppeln
15.2 Übungen

16 Formulare

16.1 Ein AutoFormular erstellen
16.2 Die Formularansichten
16.3 Das Aussehen des Formulars ändern
16.4 Einen Titel einfügen
16.5 Neue Datensätze eingeben
16.6 Übungen

17 Excel-Tabelle importieren

18 Berichte

18.1 Die Berichts-Ansichten
18.2 Bericht anlegen
18.3 Das Aussehen des Berichts ändern
18.4 Übungen
18.5 Die Entwurfsansicht
18.6 Berichts-Eigenschaften
18.7 Die Berichtsansicht
18.8 Druckbild-Vorschau

19 Verbundene Tabellen

19.1 Datenredundanz
19.2 Übungen
19.3 Tabellen verbinden
19.4 Referentielle Integrität
19.5 Verbindung löschen

20 Die Datenbankdatei

20.1 Der Navigationsbereich
20.2 Speichern, Schließen und Öffnen einer Datenbank
20.3 Eine neue Datenbank anlegen
20.4 Access Dateiformat
20.5 In einem anderen Datenbanktyp speichern

21 Anhang

21.1 Die Felddatentypen
21.2 Die Feldeigenschaften
21.3 Nachschlagefelder
21.4 Eingabeformat festlegen
21.5 Besonderheiten der E-Mail Adressierung
21.6 Einstellungen beim Programm-Start
21.7 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
21.8 Die Statusleiste einstellen

22 Stichwortverzeichnis

Auszug aus den Schulungsunterlagen Microsoft Access 2013 Einführung

Datenbank-Einführung

Im Prinzip beschreibt der Begriff Datenbank nichts Neues. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie zu Hause oder an Ihrem Arbeitsplatz Zugang zu Datenbanken, auch wenn diese nicht so genannt werden.

Stellen Sie sich einen großen Karteikasten mit vielen Karteikarten vor. Angenommen, Sie müssten eine Lieferanten-Kartei in Ihrem Büro anlegen und bearbeiten. Dabei fallen viele typische Bearbeitungsvorgänge an. Vergleichen Sie die Vorgänge in der nachfolgenden beispielhaften Gegenüberstellung. Sie erkennen sicher, dass die Datenbanken auf den Computern von Ihrem Grundprinzip sehr vieles von den alten Papierdatenbanken übernommen haben.

• Einen Karteikasten neu einrichten ≙ Eine Datenbank neu anlegen.
• Einen bestehenden Karteikasten öffnen ≙ Eine bestehende Datenbank öffnen.
• Für neue Lieferanten neue Karteikarten ausfüllen und der Kartei hinzufügen ≙ Neue Anschriften hinzufügen.
• Bei Bestellungen den entsprechenden Lieferanten suchen ≙ Bestimmte Lieferanten suchen.
• Die Anschrift ändern, wenn ein Lieferant neue Geschäftsräume bezieht ≙ Anschriften ändern.
• Nach getaner Arbeit den Karteikasten schließen ≙ Datenbank schließen und Programm beenden.

Alle Tätigkeiten im Karteikasten haben ihre Entsprechung in der Datenbank. Auch der Aufbau der Karteikarten findet sich in den Datenbanken wieder. Auf vielen Karteikarten sind Bereiche oder Felder bereits vorgedruckt. Dort tragen Sie die da­zu­gehörigen Informationen ein.

Die Computer-Datenbank legt die gleichartig strukturierten Informationen (z.B. Anschriften) in einer Liste ab. Informationen unterschiedlicher Struktur werden in verschiedenen Listen abgelegt.

• Eine Liste in ihrer Gesamtheit (sie entspricht einem Karteikasten) wird dabei als eine Tabelle bezeichnet.
• Die einzelnen Spalten in der Liste enthalten die jeweils gleichartigen Informationen (z.B. alle Straßennamen).
• Zu den Zeilen der Liste sagen wir Daten-Sätze. In einem Datensatz werden die jeweils zusammenhängenden Informationen abgelegt (z.B. alle Informationen zu einem Lieferanten).
• Die Kreuzungspunkte zwischen den Spalten und den Zeilen, an denen einzelne Informationen eingetragen werden, heißen Felder oder besser Daten-Felder. In einem Datenfeld wird z.B. ein Name oder eine Ortsbezeichnung abgelegt.
• Die einzelnen Datenfelder werden über ihre Namen angesprochen, den Feldnamen. Alle Felder in einer Spalte haben denselben Feldnamen. Die Felder in einer Zeile müssen alle unterscheidbare Namen haben.
• Jeder Datensatz bekommt eine eindeutige Nummer zugeordnet, die Datensatznummer.

Formulare

Die Formulare sind in Access 2013 ein sehr mächtiges Werkzeug zur Eingabe und Pflege von Daten und zum Automatisieren von Abläufen.

Der große Unterschied zur Tabellendarstellung ist, dass in einem Formular meist nur ein einzelner Datensatz angezeigt wird. Das ist nicht zwangsläufig so. Sie können auch Formulare mit Tabellenanzeigen erzeugen. Im Gegensatz zur Tabellendarstellung, bei der eine große Menge an Informationen sehr gedrängt aufgeführt wird, kann in der Einzelsatzdarstellung die Information wesentlich lockerer, gegliederter angeboten werden.

In der Regel werden zusammengehörende Informationen in räumlicher Nähe auf dem Formular aufgeführt. Außerdem erleichtern vorangestellte Bezeichnungen eine einfachere Identifizierung der einzelnen Felder.

Ein AutoFormular erstellen

Ein AutoFormular können Sie sofort verwenden. Komfortabler geht es nicht:

Schließen Sie alle Objektfenster. Nur das Datenbankfenster Access-Schulung wird nicht geschlossen.

Öffnen Sie die erste Tabelle Lieferer, die auf der Seite 25 angelegt wurde, mit einem Doppelklick auf den Namen im Navigationsbereich.

Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen auf die Schaltfläche Formular (Gruppe Formulare).
Access erstellt nun von der geöffneten Tabelle ein sehr brauchbares Formular und öffnet es in der so genannten Layoutansicht:

In der Titelleiste sehen Sie die Schaltfläche für die Kontextwerkzeuge Formularlayouttools und darunter sind im Menüband die Kontext-Registerkarten Entwurf, Anordnen und Format positioniert.