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Schulungsunterlage Online-Zusammenarbeit mit Office 365

Inhaltsverzeichnis Online-Zusammenarbeit mit Office 365

Inhaltsverzeichnis Online-Zusammenarbeit mit Office 365

1       Die Grundlagen

1.1       Die Vernetzung von Computern
1.2       Netzwerk-Administration
1.3       Internet, World Wide Web, Intranet, Extranet
1.4       Die elektronische Post (E-Mail)

2       Cloud-Computing

2.1       Tools und Dienste für die Online-Zusammenarbeit
2.2       In der Cloud speichern, Beispiel OneDrive
2.3       Zusammenarbeit über die Cloud
2.4       Microsoft Office Online

3       Office 365-Apps

4       Office 365-Gruppen

4.1       Eine Gruppe in Outlook erstellen
4.2       Eine Gruppe bearbeiten
4.3       Auf gemeinsamen Ressourcen zugreifen
4.4       Einer Gruppe beitreten
4.5       Folgen beenden
4.6       Eine Gruppe löschen

5       Zusammenarbeit mit dem SharePoint Server

5.1       SharePoint aufrufen
5.2       Dokumente bearbeiten, die nicht gesperrt sind
5.3       Auschecken und Einchecken einer Datei
5.4       Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
5.5       Aufgabenbereich Verlauf
5.6       Upload – Dokumente auf den SharePoint-Server hochladen
5.7       Download – Dokumente vom SharePoint-Server herunterladen
5.8       Dateien synchronisieren
5.9       Übungen

6       Microsoft Teams

6.1       Bei Microsoft Teams anmelden
6.2       Anwesenheitsstatus
6.3       Chatfunktion
6.4       Audioanruf
6.5       Videoanruf
6.6       Die Kategorie Teams
6.7       Kalender
6.8       Die Kategorie Anrufe
6.9       Dateien
6.10    Aktivitäten
6.11    Weitere Apps
6.12    Freigabe
6.13    Abmelden, schließen oder beenden
6.14    Einstellungen
6.15    Gefahren von VoIP (Voice over IP) und IM (Instant Messaging)

7       Outlook-Verbindung mit Exchange

7.1       Stellvertretungen
7.2       Kalender freigeben
7.3       Besprechungen
7.4       Automatisches Beantworten von E-Mail-Nachrichten
7.5       Exchange und Adressbücher
7.6       Umfragen mit Abstimmungsschaltflächen erstellen
7.7       Webversion von Outlook

8       Forms

8.1       Eine Umfrage erstellen
8.2       Fragetypen
8.3       Umfrage bearbeiten
8.4       Umfrageergebnis überprüfen
8.5       Bestehende Umfrage in Microsoft Teams einbinden

9       Microsoft Planner

9.1       Einen Plan erstellen
9.2       Aufgaben erstellen
9.3       Dem Plan Mitglieder zufügen
9.4       Eine Aufgabe bearbeiten
9.5       Die verschiedenen Ansichten eines Plans
9.6       Pläne über Teams erstellen

10     Whiteboard

11     Yammer

11.1    Gruppen
11.2    Beiträge erstellen, kommentieren und bewerten
11.3    Private Nachrichten schreiben
11.4    Abmelden, schließen oder beenden

12     Datenschutz und Datensicherheit

12.1    Datensicherheit
12.2    Verschlüsselung, digitale Signatur, Zertifikat, ID
12.3    Identitätsdiebstahl
12.4    Viren und andere Schadprogramme

13     Stichwortverzeichnis

Auszug aus der Schulungsunterlage

Auszug aus der Schulungsunterlage Online-Zusammenarbeit mit Office 365

Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein übersichtliches Werkzeug zum Verwalten von Aufgaben, die innerhalb eines Teams anfallen, und diese App ist direkt mit einer Office 365-Gruppe verbunden. Die Aufgaben können Personen zugewiesen, terminiert, organisiert und durch Dateien ergänzt werden. Die Zuweisung ist nicht auf Gruppenmitglieder beschränkt, allerdings werden die Personen im Zuge der Zuordnung in die Gruppe aufgenommen und können fortan auf alle Gruppenressourcen zugreifen.

Für jedes Thema oder Projekt wird ein Plan erstellt, zu dem Mitglieder hinzugefügt werden können. Die anfallenden Aufgaben werden innerhalb des Plans in so genannten Buckets (englisch für Eimer) abgelegt und lassen sich so gruppieren.

Planner steht nicht in allen Office 365-Abonnements zur Verfügung.

Öffnen Sie Planner über die Office 365-Startseite in Ihrem Internet Browser (z.B. Microsoft Edge) wie es auf Seite 26 beschrieben ist. Die Startseite, der so genannte Planner-Hub, zeigt alle Ihre Pläne an.

Planner-Hub (der angezeigte Plan wird im nächsten Kapitel erstellt)

Planner-Hub (der angezeigte Plan wird im nächsten Kapitel erstellt)

Unter Bevorzugte Pläne werden alle Pläne aufgelistet, die Sie als Favorit gekennzeichnet haben (siehe Seite 122). Alle anderen Pläne befinden sich entweder unter Zuletzt verwendete Pläne oder Alle Pläne.

Einen Plan erstellen

Stellen Sie sich vor, Sie sind für die Planung und Buchung eines 2-tägigen Betriebsausflugs nach Hamburg verantwortlich. Hierfür erstellen wir nun einen Plan mit den anfallenden Aufgaben.

Da jeder Plan mit einer Office 365-Gruppe verbunden ist, müssen wir ihn entweder einer bestehenden Gruppe zuordnen oder bei der Plan-Erstellung eine neue Gruppe anlegen. Wir haben uns dazu entschieden, eine neue Gruppe anzulegen.

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf + Neuer Plan.

Geben Sie im Fenster Neuer Plan einen Namen ein. Da automatisch eine neue Office 365-Gruppe mit dem gleichen Namen erstellt, aber nicht geprüft wird, ob bereits eine Gruppe mit demselben Namen vorhanden ist, achten Sie darauf, dass der Name aussagekräftig und eindeutig ist.

Einen Plannamen vergeben und Privat auswählen

Einen Plannamen vergeben und Privat auswählen

Würden wir den Plan einer bestehenden Gruppe zuordnen, müssten wir hier auf den Link Zu einer vorhandenen Office 365-Gruppe hinzufügen klicken und die Gruppe im folgenden Fenster auswählen:

Gruppe auswählen

Gruppe auswählen

Behalten Sie die Option Privat bei und klicken Sie auf Plan erstellen.

Der Startbildschirm des Plans mit dem Register Board, auch Bucketboard genannt, wird angezeigt:

Startbildschirm des Plans Betriebsausflug Hamburg

Startbildschirm des Plans Betriebsausflug Hamburg

Pläne lassen sich nicht nur in Planner, sondern auch über Microsoft Teams erstellen. Die Vorgehensweise wird auf Seite 131 erläutert.

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