Hierbei handelt es sich um ein Lesegerät, wie bei einem Fotokopierer. Farbige oder schwarz/weiß Bilder und Grafiken, aber auch Texte können abgetastet und im Computer gespeichert werden. Wir erhalten ein digitales Bild, das später von einem Grafikprogramm bearbeitet oder in ein Textdokument eingebunden werden kann.
Sehr nützlich ist die Texterkennung (engl. OCR, optical character recognition). Auch ein Text wird vom Scanner als grafische Information (Bild) eingelesen. Dieses Bild kann dann von einem speziellen OCR-Programm in Text umgewandelt werden. Danach steht der Text für eine Weiterverarbeitung in einem Textprogramm (z.B. Word) zur Verfügung. Je nach der Qualität der Vorlage und den vielen verschiedenen Schriftarten ist aber immer noch eine gewisse Fehlerquote einzukalkulieren. Problematisch ist noch das Erkennen von Handschriften.
Wie bei einem Fotokopierer sitzen bei einem Flachbett-Scanner die Sensoren auf einem Schlitten, der von einem Elektromotor gleichmäßig unter der Vorlage bewegt und damit das Bild eingelesen wird. Bei einem Hand-Scanner müssen Sie selbst das Gerät über die Vorlage ziehen. Eine weitere Variante bieten die so genannten Kombi- oder Office-Geräte, die einen Drucker, einen Scanner und ein Fax in einem Gehäuse kombinieren.