Für jedes neue Dokument stellen Ihnen die Microsoft Office-Programme eine zusätzliche Datei zur Verfügung: die Dokumentvorlage. Damit können Sie auf eine Vorlage zurückgreifen, die Ihnen hilft Ihren Dokumenten (z.B. Briefen) das gleiche Aussehen (Layout) zu verleihen und sie einheitlich zu gestalten. Bei der Installation des Office-Programms werden einige Vorlagen und vorbereitete Briefe eingerichtet, darüber hinaus bietet Microsoft aber auch kostenlos über das Internet laufend neue Vorlagen an.
Wenn Sie beispielsweise in Word 2013 ein neues Dokument erstellen möchten, das auf einer Vorlage beruht, dann geben Sie auf der Seite Neu im Datei-Menü im mittleren großen Bereich im Suchfeld einen Begriff ein (z.B. Fax) und klicken auf das Symbol 
. Im rechten Teil des Fensters haben Sie nun noch die Möglichkeit, Ihre Suche anhand von Kategorien weiter einzuschränken, indem Sie einen Kategorienamen durch Mausklick auswählen (z.B. Deckblatt).
Wenn Sie nun auf eine Vorlage klicken, öffnet sich ein Vorschaufenster. In diesem können Sie mit Hilfe der Pfeiltasten 
bzw.
durch die Kategorie blättern. Entscheiden Sie sich für eine Vorlage und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen:
